Zdarza się, że faktura zaginie, zostanie zniszczona lub po prostu nie dotrze do odbiorcy. W takiej sytuacji sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury – dokument, który ma taką samą moc prawną jak oryginał. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, czy z takiego duplikatu można odliczyć VAT. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami. Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat – podpowiada księgowa Kostrzyn Wielkopolski.
1. Czym jest duplikat faktury?
Duplikat to ponownie wystawiona faktura, która zastępuje zaginiony lub zniszczony dokument. Wystawia ją sprzedawca na wniosek nabywcy, a na dokumencie musi się znaleźć słowo „DUPLIKAT” oraz data jego wystawienia.
Zawartość merytoryczna duplikatu (czyli dane stron, kwoty, numer faktury, stawka VAT) jest identyczna jak w oryginale.
2. Czy z duplikatu można odliczyć VAT?
Tak – odliczenie VAT z duplikatu faktury jest w pełni możliwe, ponieważ ma on taką samą moc prawną jak oryginał.
Zgodnie z przepisami, nabywca ma prawo odliczyć VAT w okresie, w którym otrzymał oryginał faktury, lub – jeśli go nie miał – w okresie otrzymania duplikatu.
Przykład:
Jeżeli pierwotna faktura została wystawiona w maju, ale przedsiębiorca jej nie otrzymał i dopiero w sierpniu dostał duplikat, to VAT może odliczyć w deklaracji za sierpień (lub za dwa kolejne okresy rozliczeniowe).
3. Warunek – transakcja musi być zrealizowana
Aby odliczyć VAT z duplikatu, transakcja musi rzeczywiście mieć miejsce. Oznacza to, że towar lub usługa zostały faktycznie dostarczone, a zakup został wykorzystany do działalności opodatkowanej VAT.
Księgowa Kostrzyn wlkp przypomina, że samo posiadanie duplikatu nie wystarczy – dokument musi potwierdzać realny wydatek związany z firmą.
4. Kiedy nie można odliczyć VAT z duplikatu?
Nie można odliczyć VAT w sytuacjach, gdy:
-
faktura dokumentuje transakcję niepodlegającą opodatkowaniu,
-
zakup nie jest związany z działalnością gospodarczą,
-
faktura dotyczy wydatków wyłączonych z odliczenia (np. reprezentacyjnych).
Dodatkowo, jeśli podatnik odliczył VAT z oryginału, a później otrzymał duplikat – nie może go odliczać ponownie.
5. Jak księgować duplikat faktury?
Z punktu widzenia księgowości duplikat księguje się w taki sam sposób jak oryginał – z tą różnicą, że należy zwrócić uwagę na datę otrzymania dokumentu.
Jeśli duplikat został wystawiony w innym miesiącu niż pierwotna faktura, księgowanie następuje w okresie, w którym dokument faktycznie wpłynął do firmy.
Podsumowanie
Odliczenie VAT z duplikatu faktury jest w pełni zgodne z przepisami, pod warunkiem że zakup został faktycznie dokonany i wykorzystany do działalności opodatkowanej. Kluczowa jest data otrzymania duplikatu, ponieważ to ona decyduje o okresie rozliczeniowym.
W razie wątpliwości, jak prawidłowo ująć taki dokument w ewidencji VAT i księdze przychodów, warto skorzystać z pomocy specjalisty, który pomoże Ci uniknąć błędów i rozliczyć podatek zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dodaj komentarz